Facturas - Obligaciones - Reglamento

A partir del 1 de enero de 2013 será aplicable un nuevo Reglamento de facturación aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Aspectos y novedades más significativas del Reglamento de facturación:

1. Obligación de expedir factura de todos los empresarios y profesionales:

- Expedir factura y copia de la misma por las entregas de bienes y prestación de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad.

- Conservar copia o matriz de las facturas expedidas.

- Conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios.

También deberá expedirse factura y copia de esta por los pagos recibidos con anterioridad a la realización de las entregas de bienes o prestaciones de servicios.

Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del IVA. (Módulos).

En concreto, deberá expedirse factura y copia de esta en todo caso en las siguientes operaciones:

a) Aquéllas en las que el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, con independencia del régimen de tributación al que se encuentre acogido el empresario o profesional que realice la operación, así como cualesquiera otras en las que el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.

b) Las entregas de bienes destinados a otro Estado miembro de la Comunidad Europea.

c) Las entregas de bienes (ventas a distancia u objetos de impuestos especiales) cuando, por aplicación de las reglas, de localización, se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto.

d) Las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la Comunidad Europea, excepto las efectuadas en las tiendas libres de impuestos.

e) Las entregas de bienes que han de ser objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición.

f) Aquellas de las que sean destinatarias personas jurídicas que no actúen como empresarios o profesionales, con independencia de que se encuentren establecidas en el territorio de aplicación del Impuesto o no, o las Administraciones Públicas.

2. Localización.

La obligación de expedir factura a que se refieren los apartados anteriores, se ajustará a las normas establecidas en el Reglamento, en los siguientes supuestos:

a) Cuando la entrega de bienes o la prestación de servicios a que se refiera se entienda realizada en el territorio de aplicación del Impuesto, salvo que el proveedor del bien o prestador del servicio no se encuentre establecido en el citado territorio, el sujeto pasivo del Impuesto sea el destinatario para quien se realice la operación sujeta al mismo y la factura no sea expedida por este último.

b) Cuando el proveedor o prestador esté establecido en el territorio de aplicación del Impuesto o tenga en el mismo un establecimiento permanente o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual, a partir del cual se efectúa la entrega de bienes o prestación de servicios y dicha entrega o prestación, conforme a las reglas de localización aplicables a las mismas, no se entienda realizada en el territorio de aplicación del Impuesto, en los siguientes supuestos:

a´) Cuando la operación esté sujeta en otro estado miembro, el sujeto pasivo del Impuesto sea el destinatario para quien se realice la operación y la factura no sea materialmente expedida por este último en nombre y por cuenta del proveedor del bien o prestador del servicio.

b´) Cuando la operación se entienda realizada fuera de la comunidad.

3. Excepciones a la obligación de expedir factura.

1. No existirá obligación de expedir factura, salvo en los supuestos contenidos en el apartado 2 del artículo 2 de este Reglamento, por las operaciones siguientes:

a) Las operaciones exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido, con excepción de las operaciones a que se refiere el apartado 2 siguiente. No obstante, la expedición de factura será obligatoria en las operaciones exentas de este Impuesto

b) Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el régimen especial del recargo de equivalencia. No obstante, deberá expedirse factura en todo caso por las entregas de inmuebles en las que el sujeto pasivo haya renunciado a la exención.

c) Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentren acogidos al régimen simplificado del Impuesto, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos. No obstante, deberá expedirse factura en todo caso por las transmisiones de activos fijos a que se refiere la Ley del Impuesto.

d) Aquéllas otras en las que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, en relación con sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales.

2. No existirá obligación de expedir factura cuando se trate de las prestaciones de servicios financieros y de seguros exentos, salvo que, conforme a las reglas de localización aplicables a las mismas, se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto o en otro Estado miembro de la Unión Europea y estén sujetas y no exentas al mismo.

3. Tampoco estarán obligados a expedir factura los empresarios o profesionales por las operaciones realizadas en el desarrollo de las actividades que se encuentren acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, sin perjuicio de lo dispuesto en el Reglamento. En todo caso, deberá expedirse factura por las entregas de inmuebles a que se refiere la Ley del Impuesto

4. Clases de facturas, se establece un sistema de facturación basado en dos tipos de facturas:

Factura completa u ordinaria.
Factura simplificada (sustituye a los tiques):

Supuestos de emisión de factura simplificada: Pueden expedirse cuando su importe no exceda de 400 € (IVA incluido), cuando se trate de facturas rectificativas o cuando su importe no exceda de 3.000 € (IVA incluido), para los supuestos en los que anteriormente podía expedirse tiques. El Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT podrá autorizar su expedición en supuestos distintos: cuando las prácticas comerciales o administrativas del sector, o bien las condiciones técnicas de la expedición, dificulten particularmente la inclusión en ella de la totalidad de los datos o requisitos.

Supuestos en los que no se puede expedir facturas simplificada: no puede expedirse por las siguientes operaciones:

Entregas intracomunitarias de bienes (art. 25 de la Ley del IVA).
Entregas de bienes del art. 68. Tres y Cinco de la Ley del IVA cuando se realicen en el TAI.
Entregas de bienes o prestaciones de servicios realizadas en el TAI, cuando el proveedor del bien o el prestador del servicio no este establecido, el sujeto pasivo sea el destinatario y la factura sea expedida por éste al estar autorizado por el proveedor o el prestador.
Proveedor o prestador esté establecido en el TAI o tenga en el mismo un establecimiento permanente o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual, a partir del cual se efectúa la operación, y conforme a las reglas de localización se sitúe fuera del TAI, en los siguientes supuestos:

Operación sujeta en otro Estado miembro, el sujeto pasivo sea el destinatario, y éste no expida la factura por no estar autorizado por el sujeto pasivo.
Operación se entienda realizada fuera de la UE.

5. Medios de expedición de las facturas, se establece una igualdad de trato entre la factura en papel y la electrónica para que el sujeto pasivo pueda expedir por vía electrónica sin necesidad de que la misma quede sujeta al empleo de una tecnología determinada. Así, se señala que las facturas pueden expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el período de conservación. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura puede garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho y, en particular, mediante controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, los cuales deben permitir crear una pista de auditoria fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta. La autenticidad del origen de la factura debe garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura y la integridad del contenido debe garantizar que el mismo no ha sido modificado.

6. La factura electrónica la define como aquella factura que se ajuste a lo establecido en el Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico, estando condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento. En cuanto a la autenticidad e integridad de la misma se establece que pueden garantizarse por los medios que se han señalado anteriormente para las facturas en general y también mediante una firma electrónica avanzada o un intercambio electrónico de datos (EDI) o mediante otros medios que los interesados, con carácter previo a su utilización, hayan comunicado a la AEAT y esta los haya validado.

7. Plazo para la expedición de facturas, se establece un plazo armonizado para la expedición de las facturas correspondientes a determinadas entregas de bienes y prestaciones de servicios intracomunitarias, y se extiende este mismo plazo a todo tipo de operaciones efectuadas para otros empresarios o profesionales (interiores o transfronterizas) y a las facturas recapitulativas. Así.

Como regla general, si el destinatario no es empresario o profesional: deben expedirse en el momento de realizarse la operación que documenta y si el destinatario es empresario o profesional que actúa como tal: deben expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del IVA correspondiente a la operación que documenta.
Entregas de bienes del artículo 75. Uno. 8º de la Ley del IVA (a otros países de la Comunidad Europea): deben expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.
Facturas recapitulativas, como regla general, si el destinatario no es empresario o profesional: deben expedirse como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que documentan y si el destinatario es empresario o profesional que actúa como tal: deben expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones que documentan. Asimismo, se establece para las operaciones de entregas de bienes del artículo 75. Uno. 8º de la Ley del IVA, la misma regla.

8. Conservación de las facturas, dos son las novedades: por un lado, en los casos de delegación a un tercero de la obligación de conservación, si el mismo no está establecido en la UE, únicamente cabrá el cumplimiento de esta obligación previa comunicación a la AEAT (anteriormente se exigía autorización) y, por otro, se determina la necesidad de que los documentos, en papel o en formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad (tal como exige el artículo 8).